担当

• 中尾博英

概要

行政文書管理システムを維持管理するためには，システムの目的志向性を保ち続けることが大切です。そのためには，文書の自己検索・他者検索の高速性が担保される分類が，その組織体において常に保ち続けられている必要があります。つまり，その時代や組織体の事務を表す分類を，その組織体の職員自身がいかに適切に改善又は再構築できるかが，維持管理・自主管理のポイントなのです。

本講では，分類の可変性に対して，どのように組織体及び職員個々が取り組んでいけばよいかを検討しつつ，自主管理の具体的な手法を受講者とともに考えます。

講義計画

第1講：文書の特性と行政文書管理システムの導入

文書には，媒体やライフサイクルにおける特性があります。維持管理・自主管理の道を拓くためには，その特性に対応できる行政文書管理システムの導入が前提となります。第1講では，まず，それらの条件について学びます。

第2講：整理保管システムの維持管理

上下2期間法の管理ルールによる文書管理システムにおいては，年度末時点における分類（フォルダタイトル）を事前に作成しておくことで，事務効率が向上される場合が多くあります。第2講では，そのような文書集団を管理する整理保管システムの維持管理について学びます。

第3講：進行管理システムの構築と維持管理

事務処理上の特性から一時期に大量に文書が発生する，新しい行政課題のため前例がないケースなど，無理に前もって分類（フォルダタイトル）を作成しようとすることが，事務効率を阻害する場合もあります。そのような文書集団を管理するためには，整理保管システムに融合する進行管理システムの構築と維持管理が必要になります。第3講では，その進行管理システムの構築と維持管理について学びます。

第4講：維持管理とクリスタルトライアングル理論

整理保管システム・進行管理システムの維持管理のチェックポイントを，それぞれ具体的に示すことにより，文書管理システム全体の維持管理の要点を導き出します。更に，維持管理におけるクリスタルトライアングル理論（「高品質な文書管理システム」・「改善指導方式」・「改善指導者」）の影響について検討します。

第5講：自主管理のための組織体

維持管理から自主管理のステージにステップアップするためには，その組織体内に設置されるべき機関とその権限等を規定した規範（条例又は規則）が必要です。更に，文書管理システムを動かすのは人ですから，自主管理ステージにおける「改善指導者」役となる職員も必要です。そこで，自主管理に必要な機関（規範）と職員に必要な能力（資格）などを検討します。

第6講：自主管理の方法

行政文書管理システムを維持管理するためには，システムの目的志向性を保ち続けることが大切です。組織体内の「自主管理機関及び事務局」「保管単位管理職」「ファイル責任者及び担当者」「一般職員」が，目的志向性を保ち続けるために，どのように改善又は再構築に取り組んでいけばよいかを検討しつつ，自主管理の具体的な手法を導き出します。