行政文書管理アカデミー ―行政文書管理のエキスパートを養成―

現在位置:
ホーム > ニュース > 自治体担当者執筆によるAKF自主導入の実践例、『自治実務セミナー』に連載開始

ニュース

自治体担当者執筆によるAKF自主導入の実践例、『自治実務セミナー』に連載開始

 当アカデミー支援自治体担当者らの執筆によるAKF自主導入の実践例が『自治実務セミナー』(第一法規)令和2年8月号から連載されます。構成は次のとおりです(内容は随時アップします)。

 なお、「AKF自主導入とは」 https://www.admic-akf.jp/news/2019/02/post-110.html 及び「BSフォルダとは」https://www.admic-akf.jp/news/2019/02/post-110.html もご参照下さい。

事例1 枚方市 (8月号および9月号)

・益田直和(枚方市総務部コンプライアンス推進課法務・文書グループ)

・「『行政文書の管理に関するガイドライン』の実践~ファイリングシステム試行導入で新分類手法に挑戦/適正管理の効果を検証し、職員の手による全庁展開へ」

・目次:

はじめに

Ⅰ 課題の確認と行政向けファイリングシステム

 1 公文書管理において繰り返し指摘されている課題

 2 「ガイドライン」が前提とする分類・整理の手法

 3 簿冊方式によらない文書管理~情報共有に優れた行政向けファイリングシステム

 4 ファイリングシステムの目的・効果を確認する~単なる文書のお片付けではない~

Ⅱ 導入効果の検証と試行導入

 1 試行導入の実践の手順~達成度確認テスト合格への道のり~

  (1) 不要な文書・物品の廃棄

  (2) 公文書・個人資料・物品の管理エリアの明確な区分

  (3) 個人デスクの使用基準~退庁時机の上は滑走路~

  (4) 公文書を簿冊からフォルダへ

  (5) 誰もが使いやすい文書分類~高速検索の実現~

  (6) 達成度確認テスト

 2 信じてまずは実践~体感して目的・効果が理解できる(以上、8月号)

Ⅲ 試行導入の効果測定

 1 数字に見る導入効果~執務室の省スペースと文書検索時間の短縮化~

  (1) 執務室内文書量の削減率88%/執務室面積の20%がフリースペースに

  (2) 文書検索に要する時間の短縮がもたらす人件費の削減効果

 2 職員自らの手で導入した場合の導入経費の抑制効果

  (1) コンサルタント業務に係る委託料

  (2) キャビネット購入費

 3 現場発の働き方改革に~オフィスレイアウトの根本的な見直しとの一体化効果~

 4 数字に表れない改善効果~適正な文書管理と業務改善

  (1) 文書の散逸防止と文書のライフサイクルの確立

  (2) 情報の見える化・共有化の実現

  (3) コンパクトかつ安全・快適な執務室

 5 試行導入に携わった職員の声

Ⅳ 全庁展開の課題と展望

 1 全庁展開に向けた課題の抽出~書庫の運用改善と必要な予算

 2 「なぜ今なのか」を全庁に発進する視点

  (1) 働き方改革

  (2) 紙文書と電子文書の一元管理

おわりに(以上、9月号)

事例2(都城市)

事例3(士別市)

事例4(高砂市)

総括(行政文書管理アカデミー)