行政文書管理アカデミー ―行政文書管理のエキスパートを養成―

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アカデミーの概要

本アカデミーは,主として国及び地方行政機関の公務員並びに独立行政法人及び公益法人の職員を対象とする,文書管理の改善理論と技法を修得するための1年制研修機関です。行政文書管理は行政事務の基礎であり、その改善は行政効率を高め、行政改革の成果に直結します。本アカデミーの受講者は日常の業務を続けながら,所属組織の行政文書管理改善を成功に導くためのノウハウを学べます。しっかり学んだ方には,「行政文書管理士」の称号が授与されます。

概要

行政文書管理アカデミーは,自治体のほか,国の機関,独立行政法人及び国立大学法人等の行政文書管理改善に多くの実績のある特定非営利活動法人行政文書管理改善機構(以下ADMiCという。)が行政文書管理学会の協力で運営する1年制の研修機関です。インターネット講義と集中授業(演習を含む)の組み合わせにより,全国どこからでも仕事をしながら無理なく受講できます。

研修の中心は,公文書管理法の実務指針である「行政文書管理ガイドライン」(内閣総理大臣通知)のモデルになったADMiC創案の 「AKF」(Administrative Knowledge Filing=行政ナレッジ・ファイリング)です。全課程の修了者は「行政文書管理士」の民間資格(特許庁登録)を取得し,行政文書管理士会の会員となることができます。

「行政文書管理アカデミー」のあゆみ

ADMiCは,平成19年に駿河台大学(埼玉県飯能市)文化情報学研究所及び行政文書管理学会の協力を得て「行政文書管理アカデミー」を開設しました。同研究所は平成10年の発足当初から行政文書管理を研究課題の一つとしており,その成果を駿河台大学大学院文化情報学研究科の行政文書管理コースの教育・研究に反映していました。「行政文書管理アカデミー」の専門職研修は,この大学院のカリキュラムを実務中心に新しく編成したものです。

駿河台大学が文化情報学部をメディア情報学部に改組し,文化情報学研究所も平成22年度で行政文書管理分野から撤退したのに伴い,「行政文書管理アカデミー」はADMiCが単独で運営することになりました。研修内容と講師その他の態勢は,「AKF」の進化と新しいニーズに対応するために毎期,少しずつ変わってきていますが,基本的な内容とレベルに変わりはありません。

学ぶのは公文書管理法のモデル「AKF」

行政文書管理の専門職員が不足しています

国民共有の知的資源である公文書等の適正管理を定める公文書管理法は,国の機関と独立行政法人等を対象にして平成23年4月に施行されました。同法の実務指針である「行政文書管理ガイドライン」のモデルになったのが 「AKF」です。

自治体にも公文書管理法に対応する文書管理方式の構築が迫られています。既に,「AKF」は,全国各地100余の自治体で構築されている実績があり,28年度は,更に増える見込みです。「AKF」構築により行政文書管理の効率性と最適性が確保されることは,その革新性とともに十分に実証されています。

そのような中で,「AKF」のような行政文書管理の新しい理論と実務技法を身に付けて,紙文書と電子文書が一体となった行政文書等の作成・収受,流通,意思決定,保管・保存,処分(アーカイブズとしての移管又は廃棄)までを管理する能力を有する専門職員が不足していることが課題となっています。

受講対象者は現職の行政職員

行政文書管理は,行政の生命線です。その改善には導入・維持管理ともに,担当者ばかりでなく管理監督者にも行政文書管理の専門知識が必要となります。文書取扱主任,ファイル責任者・担当者及び行政文書管理の維持管理のための文書管理委員会などの構成委員等の教育・研修が必要です。

行政文書管理の能力は,すべての行政職員にとって基本的な業務遂行能力です。行政組織の全体から見れば,それは行政組織の経営管理,事務管理につながる能力です。文書管理能力の高い職員は,どのような行政分野でも,政策形成の最適化に貢献するに違いありません。

「AKF」の特色

「AKF」 は,旧来のファイリングが進化し,昇華した行政向けのナレッジ(情報共有)・ファイリングで,その特色は,次のとおりです。

  1. 行政文書管理の管理原則を明確化した制度設計により,根本問題である職員の文書私物化容認意識を払拭することを可能にしています。
  2. 高速検索性を担保するツミアゲ式階層分類を活用し,文書検索に要する時間等の事務負担を大幅に軽減することで,行政事務の効率化を支援します。事務負担の軽減を仕事の必要時間に換算して,旧来の文書管理に比して年間一人当たり約20万円の行財政改革を確保します。
  3. ADMiCが独自に研究開発した業務プロセス式水平分類を活用することで,情報のフル装備化を確保し,その情報を活用して組織の意思決定の最適化を支援します。
  4. 紙文書と電子文書を総合したAKFの文書管理システムにより、行政文書に登載した情報を全庁的に共有するとともに、住民との共有化も確保して,住民が情報を活用して自ら考え行動する住民自治を支援します。

「AKF」を学べる唯一の教育研修機関

こうした特色をもつ 「AKF」の理論と技法を学べる全国でただ一つの教育研修機関が,「行政文書管理アカデミー」です。

「行政文書管理士」の資格を取得

全課程を修了し,修了した内容を確認する口頭試問に合格した受講者は,行政文書管理アカデミー学長及びADMiC理事長による修了証書と「行政文書管理士」の認定証書を取得できます。

行政文書管理士は,「行政文書管理士会」に任意登録できます。行政文書管理士会は会員相互に情報交流と業務支援の体制を組んでいます。ADMiCは行政文書管理士会を介して,個々の行政文書管理士に自己研修の機会を提供し,課題解決への指導・助言等の支援を継続しています。受講修了後も行政文書管理士会を通じて,文書管理の実践的な知識やノウハウのアフタケアが得られるばかりでなく,所属自治体の行政文書管理の具体的な改善に,広く有益な情報も得ることができます。

行政文書管理士の中には庁内行政文書管理コンサルタントとして活躍している者もおり,所属組織の内外から行政文書管理の専門職員として認められています。行政文書管理アカデミーを修了した受講生は,平成19年の開講から平成26年度までに146人です。平成27年度修了予定者を含めると176人に達します。団体数では,国の機関,独立行政法人及び自治体等を含めて41団体になります。

理論と実務に精通した講師陣で構成

行政文書管理アカデミーの講師陣は自治体及び大学教員、文書管理コンサルタント等の現役・OBで構成されており,いずれも 「AKF」の理論と実務技法に精通しています。

自治体の講師は, 行政文書管理所管事務を担当し,実際に「AKF」の導入・維持管理の経験をもち,アーカイブズの評価選別にも豊富な経験があります。大学教員は,多年にわたって行政文書管理の理論と実務技法を研究・実践して,かつ情報処理や情報倫理に精通し,学部及び大学院における教育経験をもっています。

これらの講師には,日本政府の公文書管理法対応実務である行政文書管理ガイドラインの策定に深く関与し,また文書管理の国際標準規格であるISO30300やISO30301を策定した国際標準化機構のISO/TC46/SC11(文書管理委員会)国際会議に長きにわたって日本委員として参画して文書管理の国際規格化に貢献している講師や,情報とドキュメンテーションに関する国際標準化委員会(経済産業省所管)で委員を務めている講師もいます。  すべての講師はADMiCの行政文書管理改善事業に共鳴し,アカデミーの研修には全員がボランティアで協力しています。

NPO法人による費用の低廉化

ADMiCは,「行政文書管理アカデミー」による専門職員の人材育成事業を,行政文書管理改善のための公益事業の一環と位置づけ,講師をはじめ多くのボランティアに支えられて,低廉な受講料を設定しています。平成29年度(2017年度)もこの方針は継続し,受講料の額を据え置き,税込みの受講料は259,200円(税込み)になります。また先行予約者については,216,000円(税込み)とします。教材及び配信費用はすべて受講料に含まれています。

受講料のほか,8月と2月の集中授業の宿泊費と交通費が別途必要です。低廉な宿泊施設を行政文書管理アカデミーが斡旋します。集中授業は原則として千葉市の千葉経済大学で行います。千葉経済大学は,ADMiCの事業に協力し,実習に必要な施設を無償で提供しています。講義の進行状況等によっては,研修に効果的などの理由で集中授業の場所を変更することもあります。

平成29年度研修カリキュラムの特徴

合計12科目のカリキュラム総枠は受講者の負担を考慮して設定したものです。アカデミー創設以来,科目数及びは変わりませんが,その内容は文書管理技法の発展に対応してバージョンアップしています。

文書のライフサイクルに沿った,「行政文書管理の全体像」,「分類と検索」,「管理原則と書庫管理」,「維持管理・自主管理」,「公務員倫理・情報倫理」,「アーカイブズ」「電子文書の管理」「演習・実習」など基本的な科目構成に変更はありません。しかし,その内容は毎年、行政文書管理の状況変化に対応して一新してきました。

履修方法に関する詳細は,以下のページをご参照ください。

自宅学習プラス夏冬合計5泊7日の合宿授業

行政文書管理アカデミーは、日本中に散在する行政機関の職員の皆さんが 学校に集まって学習する研修に匹敵する効果を保障することを目的として自らの改革も不断に進めていきます。