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宮崎県都城市職員によるAKFの自主導入及び自主維持管理の経験談(上)が、『自治実務セミナー』(第一法規、令和2年10月号)40-47ページに報告されています

行政文書管理アカデミー支援自治体担当者らの執筆によるAKF自主導入等の実践例が『自治実務セミナー』(第一法規)令和2年8月号から連載されています。事例2(宮崎県都城市)が、10月号に次の構成で登載されています(内容は随時アップします)。

なお、行政文書管理改善機構のホームページの「AKF自主導入とは」https://www.admic-akf.jp/news/2019/02/post-110.html 及び 「BSフォルダとは」https://www.admic-akf.jp/news/2018/08/50.html もご参照下さい。

事例2 (宮崎県都城市)

・論文名:「日本初! 文書管理改善の自主導入への軌跡

      ~導入は「退庁時 机の上は 滑走路」で私物化容認意識を払拭/

       維持管理は「いつでも誰でも30秒他者検索」で段階的レベルアップ~」(上)(中)(下)

・著 者:別府雅彦 (都城市議会事務局次長/行政文書管理アカデミー教授)

・目 次:

 プロロ-グ 自主導入初日の緊張感と高揚感

 1 二つの自治体で異なる導入方式を経験

  (1) 宮崎県山田町役場での業務委託による導入

  (2) 新都城市役所での自主導入

 2 導入時の阻害要因と、文書管理担当者に求められる心構え

  (1) 三つの阻害要因

  (2) 文書管理担当者に求められる四つの心構え

  (3) 組織合意の固め方

 3 日本初の自主導入への経緯

  (1) なぜ自主導入になったのか ?

   ア 予算要求時の駆け引き

   イ 自主導入への決心

  (2) 自主導入への決意と不安

 4 自主導入の具体的方法

  (1) 自主導入の財源・対象・目標設定

  (2) 自主導入の期間・工程・マニュアル

  (3) 新たな文書管理導入に係る意思決定の手続と体制  (以上、10月号)

 5 導入効果は毎年1億円プラス・アルファ

  (1) 文書管理構築効果の多面性

  (2) 導入の金銭的効果は年1億円以上

  (3) 「退庁時 机の上は 滑走路」の実現

   ア 福祉部福祉課の場合

   イ 土木部建築課の場合

  (4) 導入後の職員の反応

  (5) 当初には想定していなかった効果

 6 文書管理改善の自主導入を楽にする方法

 7 維持管理の目的と実践体制

  (1) 自主導入後の課題

  (2) 維持管理での目的設定

  (3) 維持管理実践の体制と方法  (以上、11月号)

 8 自主導入における維持管理のレベルアップ事例

  (1) 取組の経緯

  (2) 問題の所在

  (3) 改善の実施内容と結果

  (4) 検証体制

  (5) 検証結果と評価

  (6) 行政文書管理アカデミーが支援

  (7) レベルアップ事例のまとめ

 9 私から文書管理担当者に求めるもの

  (1) 強い信念

  (2) 改善に気付いた自信

  (3) 努力も忘れずに

 エピローグ すべての自治体の文書管理が誇れる日が来ることを願って  

(以上、12月号)